GTD(Getting Things Done)는 2001년 데이비드 알렌이 저술한 책 이름입니다. 이 책에서 데이비드 알렌은 효율적인 시간 관리 방법을 알려주는데요. 이 방법을 GTD 방식이라고 부릅니다. 국내 번역서는 [끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기]입니다. 2015년 알렌은 GTD 업그레이드 개정판을 출간하는데요. 이 책에 대한 국내 번역서는 [쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법]입니다. 이 GTD 방식을 쉽게 이해할 수 있도록 정리하고 원노트에 적용하는 방법을 설명하겠습니다.
데이비드 알렌은 사람들이 겪는 대부분의 스트레스가 하겠다고 스스로 마음먹거나 하기로 수락한 일들을 부적절하게 관리하는 데서 생긴다고 보는데요. 이런 모든 일을 효과적으로 처리하기 위해서는 먼저 어떤 식으로 든 ‘머리에 떠오르는’ 모든 일들을 확인하고 수집하여 그 일이 당신에게 정확히 어떤 의미인지 명확히 한 뒤 이를 어떻게 처리할 것인지 결정해야 한다고 합니다.
책에서 데이비드 알렌은 ‘해야 하는데 하지 못한 일’을 ‘열린 고리 (Open Loop)’라고 부릅니다. GTD의 첫 번째 원칙은 모든 열린 고리를 머리에서 꺼내 외부에 기록하는 것입니다. GTD의 두 번째 원칙은 그렇게 꺼낸 ‘열린 고리’들을 규칙적으로 검토하며 처리하는 것입니다. 모든 ‘열린 고리’들을 기록하고 처리하기 위해 일련의 처리 과정이 필요합니다. 이 처리 과정이 GTD 방식입니다. 이 GTD 방식을 업무 흐름 5단계로 설명합니다. (1. 수집 2. 명료화 3. 정리 4.검토 5. 실행)
1. 수집: ‘일거리’들을 한 곳에 모으기
모든 것을 수집하는데요. 수집할 때 주의할 점은 수집만 하고 처리는 하지 않는다는 것입니다. 책에서는 물리적인 것들을 수집하기 위해서 실제 상자가 필요하고 상자에 들어가지 않는 큰 것들은 종이에 항목을 적어서 넣으라고 하는데요. 저는 물리적인 것을 제외하고 원노트에 디지털 자료와 생각들을 수집합니다. 다른 곳에 있는 자료들을 한꺼번에 옮기려는 욕심을 버리고 시간 날 때마다 스티커 메모, 크롬 클리핑 확장프로그램 등을 사용해 수집합니다.
2. 명료화: 수집함 비우기
명료화는GTD의 핵심입니다. GTD 처리 방식을 적용해 수집에 모여진 것들을 명료화합니다. 한번에 하나씩 적용하고 수집에서 꺼낸 것은 반듯이 처리합니다. 수집한 각 목록에 질문을 합니다. ‘이것은 무엇인가?’, ‘실행할 행동이 있는가?’ 실행할 행동이 없는 항목은 휴지통, 언젠가/아마도, 참고자료 목록으로 보냅니다. 언젠가/아마도는 인큐베이팅(당장 할 행동이 없지만 나중에 할 수도 있는) 목록입니다. 참고자료는 나중에 참고할 자료 정보입니다.
실행할 행동이 있는 아이템은 2분 내에 할 수 있다면 곧바로 해버립니다. 내가 할 수 없는 일이면 위임합니다. 특정한 날에 해야 하는 일이면 일정표에 기입하고 특정한 날이 아니어도 해야 할 일이면 다음 행동 목록에 기입합니다. 한 번에 할 수 있는 행동이 아니고 여러 단계가 필요한 일이라면 프로젝트에 기입합니다. 명료화는 정리와 함께 발생해 개념에 혼동을 줄 수 있는데요. 명료화는 일에 대한 분석과 결정 과정이라고 할 수 있습니다.
3. 정리: 적절한 시스템 구축하기
자료들과 생각을 수집하고 정리할 때 필요한 도구가 각종 노트앱들 입니다. 저는 원노트를 사용하지만 에버노트나 노션을 사용할 수도 있고 다른 시간관리 앱을 사용할 수도 있습니다. 수집에서 각 일들에 대한 명료화 과정을 거치면 다음행동, 일정표, 대기 중, 프로젝트, 언젠가/아마도, 참고자료 목록들이 발생합니다. 이 목록들을 원노트 각 섹션에 추가합니다. 저는 일정표를 구글 캘린더로 대체해 사용합니다. 달력에는 꼭 해야 할 행동만 기록합니다.
4. 검토: 항상 기능적이고 최신 정보가 담긴 시스템 유지하기
검토는 수시로 해야 하는데요. 제 생각에는 업무 시작 전에 하는 것이 맞는 것 같습니다. 검토의 순서는 첫 번째가 달력입니다. 그 다음이 상황이 우선하는 일인데요. 저는 컴퓨터 작업을 주로 하는 상황이어서 별도로 상황을 구분하지 않습니다. 책에서는 상황이 우선하는 일을 상황 별로 정리하라고 합니다. 알렌은 주간 검토를 추천합니다. 특히 금요일 오후를 추천하는데요. 그 이유는 일주일이 완전히 끝나지 않아서 급한 일이 발견되면 처리할 시간이 있기 때문이라고 합니다.
5. 실행: 최선의 행동 선택하기
실행은 일정표를 확인하고 다음 행동 목록을 보고 행동하는 것인데요. 이 다음 행동 목록을 상황 별로 정리해 놓았다면 그런 상황에 놓였을 때만 행동하게 될 것입니다. 프로젝트, 대기 중, 언젠가/아마도 목록은 필요하다고 생각되는 만큼만 검토합니다. 실행을 검토하는 기준이 있는데요. 주어진 순간의 상황, 이용할 수 있는 시간, 쓸 수 있는 에너지, 가장 큰 보상을 주는 우선순위입니다. 우선순위는 개인의 목표와 의미에 따라 다릅니다. 더 깊은 관점이 필요합니다.